Pour une utilisation efficace des médias sociaux lors d’évènements

June 17, 2013

 

Nul ne peut se le cacher, les médias sociaux comme Facebook et Twitter sont devenus un « must » pour les organisations. Ils procurent de la visibilité gratuite et efficace… à  condition qu’ils soient utilisés correctement. 

 

 

Au début de la semaine, notre collègue Noémie a publié un billet sur l’utilisation efficace des médias sociaux dans les organisations. Aujourd’hui, nous vous proposons des conseils pour améliorer l’efficacité de votre page Facebook ou Twitter pour promouvoir des évènements. Les conseils sont plutôt adaptés à des évènements de grande envergure tels que des festivals. Cependant, vous pouvez tout de même vous en inspirer et utiliser votre jugement pour les adapter à des évènements à plus petite échelle.

 

L’objectif d’avoir une page dans les médias sociaux pour promouvoir vos évènements est de créer un MOMENTUM. Vous voulez :

  • Informer les gens en temps réel lors de l’évènement;

  • Faire en sorte que l’internaute ressente l’évènement aussi fortement dans les médias sociaux que s’il se trouvait sur place;  

  • Donner le goût aux gens de participer à votre évènement;

  •  Amener les gens qui vous suivent  à avoir envie de partager vos publications;

  • Assurer un bon dialogue constant avec votre clientèle cible. 

 

OUTILS ESSENTIELS

 

D’abord, pour avoir du succès, vous aurez besoin des éléments suivants :

  1. Une PAGE sur Facebook et/ou sur Twitter

  2. Une personne désignée aux médias sociaux

  3. Une connexion Internet ou, idéalement, un téléphone intelligent

 

Vous gagnerez ainsi en efficacité et en temps!

 

Si votre personne déléguée doit assumer plusieurs tâches, alimenter les pages de médias sociaux doit être au  au sommet de sa liste de priorités. Ne JAMAIS négliger votre présence continuelle sur les médias sociaux.

 

Il est déconseillé que plus d’une personne à la fois entretienne une page Facebook ou Twitter. Cependant, il est vrai que dans certaines circonstances, c’est nécessaire. Si tel est le cas, les  deux personnes doivent être en constante communication afin d’éviter des malentendus qui pourraient nuire à votre image.

 

La personne déléguée aux médias sociaux doit préférablement avoir un téléphone intelligent avec une bonne connexion Internet à sa disponibilité en TOUT temps. Celui-ci lui permettra de faire des publications en temps réel et de capter des moments photo ou vidéo qui pourront facilement être partagés sans avoir à les transférer d’un  appareil photo à un ordinateur.

 

 

CONSEILS GÉNÉRAUX

 

1. Demandez-vous ce que les gens veulent savoir

 

Si vous étiez quelqu’un qui compte participer à l’évènement, qu’est-ce que vous voudriez savoir? C’est ce genre d’informations que vous devez donner via les médias sociaux. Combien reste-t-il de billets? Y a-t-il beaucoup de personnes dans la salle? Y a-t-il de la nourriture disponible sur place? Qui sont les récipiendaires des prix que vous remettez? Il ne faut jamais sous-estimer l’information que l’on peut donner à notre clientèle cible en se disant, par exemple, qu’ils peuvent aller voir sur votre site Web pour savoir à quelle heure le spectacle commence. Les gens ont parfois simplement besoin d’un rappel et votre page vous permettra de le faire.

 

2. Ici, maintenant… répondez de manière quasi instantanée

 

Il est important dans les semaines qui précèdent l’évènement de répondre aux commentaires de nos « fans » dans les 24 h  qui suivent. Par contre, plus on se rapproche du jour J, plus nos réponses doivent être rapides. Pendant l’évènement, elles devraient même être quasi instantanées. Si quelqu’un vous demande s’il reste des billets pour le spectacle  prévu le soir-même, c’est qu’il est plus facile pour lui d’utiliser les médias sociaux pour communiquer avec vous. C’est donc très important de lui donner une réponse rapidement, puisque sinon, cette personne risque de se décourager et de ne pas participer à votre évènement, tout simplement.

 

3. Clic, clic, clic… publiez des photos et des vidéos de l’évènement

 

Si vous avez un téléphone intelligent à votre disposition, servez-vous en pour prendre des photos ou des vidéos.  Que ce soit le bénévole qui travaille fort pour monter la tente qui va abriter votre évènement,  le trophée que vous allez remettre dans les prochaines heures, les cinq derniers billets, la bonne pizza que les gens pourront manger, ou les participants qui s’amusent, les possibilités sont illimitées! Les photos et les vidéos donneront envie aux participants potentiels de venir faire un tour et même de les partager s’ils y reconnaissent des gens. Bref, encore plus de visibilité pour vous!

 

 

CONSEILS SPÉCIFIQUES À FACEBOOK

 

4. Fréquence des publications : une question d’équilibre

Attention : garder une page active ne veut pas dire envahir le « mur » de vos « fans ». Essayez de garder une présence constante durant toute l’année (1-4 fois par mois). Par contre, plus la date approche, plus vous devez émettre de  publications. Quelques jours avant l’évènement, commencez à y mettre le paquet sans toutefois tomber dans l’excès. Et encore, il ne faut pas publier pour publier : vous devez demeurer  unique et réfléchi dans vos propos. Utilisez votre jugement et demandez-vous toujours si le contenu supplémentaire que vous vous apprêtez à partager  est pertinent.

 

5. Je suis ici : donnez l’option aux gens de se géolocaliser

 

Puisque la plupart des gens possèdent aujourd’hui un téléphone intelligent, la géolocalisation est un outil essentiel pour votre page Facebook. En d’autres mots, donnez l’option aux gens de publier sur leur Facebook personnel qu’ils se situent à votre évènement. Cela vous donnera de la visibilité! Pour offrir cette option, il  faut simplement mettre l’adresse valide de votre organisation ou de votre évènement sur votre page Facebook.

 

6. Création d’un évènement Facebook : OUI, MAIS…

 

Méfiez-vous avant de créer un « évènement » sur Facebook. Ce genre de truc est bon pour faire la promotion d’une activité ponctuelle qui ne se déroule pas sur plusieurs jours, puisqu’il permet de rentrer un seul lieu, une seule date et une seule heure. Par exemple, si vous organisez un festival, il sera probablement plus efficace de créer différents « évènements » pour chacune de vos activités principales. De plus, si vous décidez de créer un « évènement », assurez-vous d’inviter plusieurs personnes et de le partager, sinon il perdra de son efficacité. SURTOUT, n’oubliez pas d’ajuster la « privacy » (les paramètres de confidentalités) de « l’évènement » pour qu’il soit public!

 

7. Proposer votre propre #Hashtag (Mot-Clic)

 

Certains des participants de votre évènement vont vouloir en parler sur Twitter. Ils auront donc besoin d’un #Hashtag. Si vous n’en proposez pas un vous-même, les utilisateurs le feront et il risque de ne pas être uniforme sur l’ensemble de la Twittosphère. Il est alors recommandé de mentionner sur votre page Twitter et même au microphone, pendant votre évènement, quel mot-clic devrait être utilisé. Ainsi, les gens pourront retrouver facilement les gazouillis qui traitent de votre évènement,  en suivre le déroulement en temps réel et partager rapidement vos dernières mises à jour en ayant suffisamment d’espace pour ajouter leurs propres commentaires.

 

De plus, il est conseillé de créer un #Hashtag qui permet de gaspiller le moins de caractères possible. Par exemple, si votre évènement se nomme le Festival du Caramel, privilégier un #hashtag comme #FDC2013 ou #FCaramel.  

 

Kossé ça, un #hashtag?

Un mot-clic peut notamment désigner un sujet, un endroit ou un évènement, et sert à regrouper les millions de gazouillis publiés chaque jour sous différentes catégories. Pour en créer un, il suffit d’ajouter un dièse devant un mot ou une série de mots dans le gazouillis que l’on publie. Dans l’exemple illustré ci-dessous, l’abonné recherche des informations sur la francophonie ontarienne. Comme le mot-clic fréquemment utilisé lorsqu’il est question de l’Ontario français est #Onfr, il l’a écrit dans la barre de recherche de Twitter, qui lui a présenté tous les gazouillis dans lesquels il figure en ordre chronologique.

 

8. Twitter, le lien qui vous unit aux personnes influentes du web

 

Les statistiques le démontrent : il y a beaucoup moins de gens sur Twitter que sur Facebook. Par contre, vous devez voir au-delà de ces chiffres et tenir compte du type de personnes qui utilisent Twitter. En effet, beaucoup d’entre eux sont des journalistes, des recherchistes ou des vedettes qui détiennent une certaine tribune et peuvent donc vous aider à mousser votre évènement. En étant présent sur Twitter, vous pourrez attirer leur attention et ainsi bénéficier de leurs différents réseaux.

 

De plus, il est primordial d’être pertinent, clair et concis lorsque vous vous exprimez sur Twitter. Des millions de gazouillis sont partagés chaque jour, et le vôtre ne sera pas remarqué ou « retweeté » s’il faut que les gens le décodent et l’analysent pour le comprendre, d’où l’importance d’utiliser des formules « punchées ». En plus de la concision, l’atout de Twitter, c’est l’instantanéité. Avant l’évènement, vous pouvez publier des rappels de temps à autre par rapport aux grandes lignes (où et quand ça va se dérouler; qui sera présent; combien coûtent les billets, où sont-ils en vente; etc.). Par contre, pendant l’évènement, vous pouvez vous permettre de gazouiller beaucoup plus puisqu’il y a une panoplie d’informations intéressantes à partager (les gens qui s’amusent; la nourriture qui est offerte; les artistes qui sont en prestation; les commanditaires à remercier; etc.). D’ailleurs, dans l’action, il est plus commode d’alimenter votre compte Twitter que votre page Facebook, puisqu’avec un maximum de 140 caractères, vous pouvez facilement émettre un « tweet » à toutes les quinzaines de minutes.

 

9. Les commanditaires : ils donnent, donnez-leur en retour

 

Profitez de votre présence sur Twitter pour remercier vos commentaires. Assurez-vous par contre d’être avec chacun d’eux. Nous vous déconseillons de le faire via Facebook puisque vous devez vous limiter davantage dans vos publications et que vous en aurez amplement d’autres à partager avec vos « fans ».

 

Voilà, nous espérons que ces conseils tirés de nos observations et de nos expériences profiteront à votre évènement! N’hésitez pas à poser des questions, à commenter et à ajouter vos trucs et astuces personnelles. J

 

Elsa St-Onge (@elsastonge)

 

avec la collaboration de

Frédérique Larouche (@FredeLarouche)

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